Видео: Решение наиболее часто возникающих задач в Microsoft Word

Обучающее видео: создание оглавления, нумерация горизонтальных страниц, нумерация рисунков и перекрестные ссылки, создание списка литературы, создание стилей...

Пятнадцатиминутное видео позволит вам научиться использовать возможности Microsoft Word для самых распространенных задач:

1. Настройка полей страницы
2. Размещение части содержимого документа на горизонтально ориентированных страницах
3. Размещение текст на в несколько колонок
4. Нумерация страниц, в том числе, корректная нумерация горизонтально ориентированных страниц
5. Оформление заголовков разделов с помощью стилей
6. Нумерация заголовков разделов
7. Использование в одном документе как заголовков с номерами, так и без них, например предисловие, введение и некоторые другие разделы документа, как правило, не нумеруются.
8. Автоматическое создание и форматирование оглавления (содержания) документа
9. Оформление текста с помощью стилей
10. Автоматическая нумерация рисунков
11. Создание перекрестных ссылок на рисунок (Создание перекрестных ссылок «только номер» в Microsoft Word)
12. Настройка списка литературы (Использование списка литературы в документах Microsoft Word)
13. Настройка перекрестных ссылок на элементы списка литературы

Collapse )

Выделение текста цветом в Word

Почему в Word инструмент «цвет выделения текста» (highlight) предоставляет выбор только из 15 цветов и чем этот инструмент отличается от инструмента «заливка» (shade)?

Инструмент Word «цвет выделения текста» позволяет выделить текст фоновым цветом «как если бы он был закрашен фломастером»:

Цвет выделения текста в Word

Однако удручает, что для выделения предлагается лишь 15 очень ярких цветов. И в этот перечень добавить другие цвета невозможно. Никак.
Collapse )

Автоматическая установка языка проверки правописания в Microsoft Word

Почему Word нередко пытается проверять орфографию русских слов по английским словарям и наоброт? И не определяет язык проверки правописания автоматически?

Когда вы вводите текст вручную, система, как правило, корректно определяет язык проверки для вводимых слов. Сложности возникают, например, если вы копируете тексты из других приложений, например, из веб-браузера, или работаете с текстами, содержащими большое число английских терминов, не требующих проверки. Хотя в справочной системе описываются механизмы, призванные решать проблемы проверки правописания текстов, написанных с использованием разных языков (например, здесь и здесь), на практике они не помогают.

Создается впечателение, что, как и во многих других случаях, разработчики Word вообще никак не пытаются учесть языковые особенности, свойственные России.

Ярким тому доказательством, является первая фраза раздела официальной русскоязычной документации Word 2010 «Переключение языка средства проверки правописания»: «Предположим, пользователь создаёт документы на нескольких языках на основе латиницы (например, на английском, французском и немецком) и ему нужно быстро переключаться между этими языками во время работы...». Или первое предложение раздела «Включение языковых параметров, настраиваемых автоматически» автономной документации: «Мартин работает в Канаде и регулярно переписывается со своей семьёй в Испании и Франции». На этих примерах в справочной системе демонстрируется удобство Word, но они совершенно не применимы к реалиям русскоязычных документов, когда используются языки с полностью разным набором символов, или когда речь часто идёт не о том, что в тексте на одном языке встречаются фрагменты или фразы текста на другом, а о том, что в тексте на одном (русском) встречается большое количество отдельных слов, например, терминов или названий, на другом (английском).

Справочная система Microsoft Word 2010 об автоматическом управлении языковыми параметрами

Collapse )

Закладки и аннотации в WinDjView

Где хранятся закладки и аннотации пользователей WinDjView? Почему они пропадают при переносе файла djvu на другой компьютер?

WinDjView — отличная программа для просмотра документов формата djvu.
В частности, она позволяет добавлять в документ закладки и аннотации. При этом создаётся полная иллюзия того, что эта информация сохраняется в документе и перемещается вместе с файлом, например, при отправке по почте или копировании файла на другой компьютер. Но это не так.
В действительности, все закладки и аннотации пользователя сохраняются в реестр Windows в раздел[HKEY_CURRENT_USER\Software\Andrew Zhezherun\WinDjView\Documents\]. Соответственно, открыв документ на другом компьютере вы не увидите созданных закладок и аннотаций. Также эти данные теряются при переустановке операционной системы.
Для решения этой проблемы разработчиками предлагается экспорт всех данных с помощью функции создания копии соответствующего раздела реестра. Чтобы воспользоваться этой возможностью, выберите в меню: Файл —Настройки...—вкладка «Дополнительно»—в разделе «Закладки и аннотации» кнопка «Сохранить копию». Будет создан файл с расширением reg, содержащий все созданные вами закладки и аннотации. Чтобы сделать их доступными на другом компьютере или после переустановки операционной системы, запустите этот файл и данные будут внесены в реестр. Обратите внимание, что для этого вам потребуются права администратора.

Однако данный механизм переноса закладок и аннотаций имеет ряд особенностей, которые следует иметь ввиду:
— в реестре сохраняется информация о закладках и аннотациях для всех документов djvu, с которыми вы работали (в которых создавали закладки и аннотации). Даже для тех, которые вы уже удалили. Также в реестре сохраняются последние полные пути к файлам — всё это может быть нежелательно с точки зрения безопасности;
— соответственно, создаваемый кнопкой «Сохранить копию» файл содержит все закладки и аннотации, которые вы когда-либо делали в каких-либо документах djvu на данном компьютере — это сильно усложняет перенос закладок для одного или нескольких документов, например, если вы хотите передать их кому-то другому, а не перенести на другой свой компьютер.

Решить эти проблемы можно следующим образом (требуются права администратора, при работе с реестром будьте крайне внимательны).

Collapse )

Проблемы с использованием Групп Google

О проблемах Групп Google с кириллицей в тексте сообщений и именах файлов и с присоединением к закрытым группам.

Группы Google недавно получили новый интерфейс, также пользователям обещаны многочисленные улучшения функционала (категории, опросы и другие возможности), однако, начиная использовать систему, сегодня приходится сталкиваться с несколькими неожиданными проблемами:

1. При отправке сообщений в группу из некоторых почтовых систем, возникают проблемы с кириллицей (в таком духе: О©╫О©╫О©╫О©╫). Так, при отправке писем через веб-интерфейс Яндекса сообщение отображается нечитаемо. Решение: пересылать письмо через почтовый ящик Гугла или использовать оффлайн-клиент, настроив необходимым образом кодировку. Оба варианта крайне неудобны, особенно, если сообщения размещают многие участники.

2. При прикреплении файлов с кириллическим именами через интерфейс Групп имена файлов отображаются нечитаемо. Решение: называть файлы латиницей или присылать файлы с почты (при этом для текста сообщения возникает проблема № 1) — оба решения неудобны.

3. Иногда возникают проблемы с разрешением на присоединение к закрытой группе. Судя по сообщениям на официальных форумах, эта проблема периодически возникает у разных пользователей более года. При этом не принимаются некоторые адреса, то есть только некоторые пользователи не могут присоединиться к группе, ошибка происходит при попытке отправить запрос на присоединение. Решение (возможно, не универсальное и в общем-то неудовлетворительное, если требуется ограничивать доступ) – разрешить подключение к группе без подтверждения или приглашения администратора (режим «Только участники могут просматривать содержание группы» + «Присоединиться может каждый»).

4. Рисунки не могут быть сохранены в тексте сообщения при создании сообщения через веб-интерфейс – вам будет предложено сохранить их в открытом альбоме вашего аккаунта Google. Решение: отказаться от веб-интерфейса и использовать почту (помня о проблеме № 1).

Каталог всех стандартных фигур Microsoft Visio в одном файле pdf

Как быстро найти нужную фигуру в Visio? Не перебирая множество категорий в многоуровневом меню и не пытаясь догадаться, как называется нужная вам картинка?

В состав Microsoft Visio включено большое количество стандартных фигур (картинок, иконок), сгруппированных в иерархически упорядоченные категории:


Видимо, по задумке разработчиков, каждая категория (группа категорий) используется в рамках документа определенного типа (шаблона), однако на практике нередко приходится использовать фигуры и самых разных категорий.
Основная проблема при этом — поиск нужной фигуры. Приходится перебирать и просматривать множество категорий, что занимает много времени и требует много щелчков мыши. Поиск фигуры по названию еще менее удобен, особенно, с учетом странного перевода названий многих фигур и групп. К примеру, знаки, используемые в общественных зданиях, такие как "лестница", "кафе", "выход", "такси", сгруппированы в категорию под названием "достопримечательности"...

В качестве решения этой проблемы предлагаю воспользоваться каталогом всех стандартных фигур Visio в виде сплошного списка в одном файле pdf:

Примечание: в список не включены разделы "Дополнительные решения Visio — Пользовательские узоры" и "Дополнительные решения Visio — Пользовательские шаблоны линий", так как они не включают в себя фигур в явном виде. Также необходимо учитывать, что некоторые фигуры полноценно функционируют только в составе документов соответствующего типа (шаблона), например, UML.

Сохранение каждой страницы документа Visio в виде отдельного документа

Как разбить большой документ Visio на несколько? Как автоматизировать сохранение всех листов документа в отдельные файлы?

Иногда возникает необходимость разбить документ Visio (vsd), включающий несколько страниц, на несколько одностраничных — по отдельному документу на каждую страницу:
Сохранение страниц документа Visio в виде отдельных документов Visio

Можно выполить разбиение вручную.
А можно автоматизировать процесс разбиения многостраничного документа на одностраничные макросом VBA.

Collapse )

Исправление битых ссылок на файлы в документах Microsoft Excel

Иногда в документах Excel все ссылки на файлы сбиваются, при этом имена файлов сохраняются, но путь к ним заменяется на "../AppData/Roaming/Microsoft/Excel/". Известная проблема и, похоже, свойственна всем версиям Excel.

Если это произошло и все ссылки указывали на одну папку, то можно автоматизировать процесс исправления следующим макросом VBA:
Sub RepairHyperlinks()
    Dim hlink As hyperlink
    For Each hlink In ActiveSheet.Hyperlinks
        hlink.Address = Application.WorksheetFunction. _
           Substitute(hlink.Address, "../AppData/Roaming/Microsoft/Excel/", "<корректный адрес папки>")
    Next
End Sub


Чтобы им воспользоваться:

Collapse )

Быстрый экспорт рисунков из Microsoft Visio нажатием сочетания клавиш

Как быстро экспортировать рисунок из Visio? Как использовать для экспорта сочетание клавиш? Как задать папку для экспорта и не указывать ее каждый раз снова?

Обычная процедура экспорта рисунков из Visio — выделяем часть изображения в Visio для экспорта в рисунок, выбираем Файл—Сохранить как..., выбираем местоположение и имя файла, выбираем формат файла, например, PNG, и нажимаем "Сохранить". Открывается окно выбора параметров. Задаем разрешение и другие параметры и нажимаем "ОК".
Если в Visio создается и экспортируется множество рисунков, то эта процедура отнимает лишнее время и быстро надоедает.

Проблема быстрого экспорта рисунков нажатием сочетания клавиш с использованием нужных вам параметров экспорта легко решается с помощью небольшого макроса VBA.

Collapse )

Создание многострочных заголовков в Mirosoft Word

Как создать многострочный заголовок? Как разместить постоянную часть и номер, например, "Приложение А", на одной строке, а само название — на другой?

Конечно, можно оформить постоянную часть и номер как заголовок, а название под ним написать другим стилем, но при этом текст названия не будет включаться в содержание и перекрестные ссылки, что усложняет создание документа. К сожалению, Word не позволяет решать эту проблему напрямую, вынуждая приспосабливать другие механизмы для создания таких заголовков.

Чтобы перенести текст названия на другую строку можно воспользоваться разрывом "Обтекание текста".

Collapse )